AVTALE SAFETYWEB PRODUKTER

– gjensidige vilkår og bestemmelser

1 DEFINISJONER

1.1.Kunden

Kunden er den juridiske part som inngår avtale med COWI AS om kjøp/etablering av SafetyWeb-produkter. Videre inkluderer begrepet Kunden alle brukere som den juridiske part gir tilgang til sitt lagringsområde på systemet SafetyWeb.

1.2.COWI AS

COWI AS har utviklet og drifter systemet SafetyWeb. COWI AS er således leverandør av systemet SafetyWeb. Denne avtalen inngås mellom COWI AS og Kunden.

1.3.Systemet

Systemet er i denne sammenheng produktet Kunden kjøper; en rettighet til å logge seg på og benytte COWI AS sin web-baserte programvare - SafetyWeb. Tilgangen kan gjelde for ett eller flere bygg, Kunden bestiller bygg for bygg. I denne avtalen benevnes programvaren som ”Systemet”, uavhengig av om Kunden har kjøpt tilgang for 1 eller flere bygg.

2 AVTALENS OMFANG

Fra og med det tidspunkt Kunden har krysset av for at vilkårene i denne avtalen er lest og akseptert, gis Kunden tilgang til Systemet. Kunden får en rett til å benytte Systemet i henhold til vilkårene beskrevet i denne avtalen. Opphavsrett og alle andre rettigheter til Systemet forblir i COWI AS sitt eie, unntatt de rettigheter som eksplisitt er gitt til Kunden gjennom denne avtalen.

Kunden har anledning til å gi flere av sine ansatte / leietakere /eksterne samarbeidspartnere tilgang til de bygg Kunden har fått etablert på Systemet. Kunden har ansvar for å informere samtlige av sine brukere av Systemet om innholdet i denne avtalen. Enhver brukers pålogging på Systemet er en bekreftelse på at brukeren aksepterer betingelsene i denne avtalen.

3 DRIFTSYTELSENE

Gjennom denne avtale påtar COWI AS seg ansvar for å kontinuerlig utvikle Systemet slik at dette til enhver tid tilfredsstiller de gjeldende krav lover og forskrifter setter på de områder Systemet skal omfatte.

COWI AS påtar seg ansvar for å drifte Systemet og står ansvarlig for alle tekniske problemer som oppstår, så fremt disse skyldes forhold hos COWI AS. Dersom problemene skyldes tekniske forhold hos Kunden, så står ikke COWI AS ansvarlig. COWI AS kan da bistå med å løse problemene hos kunden etter gjeldende timesats. Ved behov for support på stedet tilkommer evt reisekostnader og diett etter statens satser.

Systemet skal gjøre det mulig for Kunden å foreta oppkobling mot databasen på en enkel måte. Kunden skal kunne søke i alle systemområder som avtalen gjelder for (spesifiseres i egen ordrebekreftelse).
Kunden skal kunne legge inn alle kjente typer filformater på Systemet. Ettersom alle innlastede dokumenter på Systemet åpnes lokalt, så kan ikke COWI AS lastes dersom Kunden ikke får åpnet et eller flere av sine dokumenter lokalt. Maksimal dokumentstørrelse for innlasting i Systemet er p.t. 10 MB.

4 TILGJENGELIGHET

Databasen skal være tilgjengelig for Kunden kontinuerlig hele døgnet. COWI AS skal sørge for en tilgjengelighet på minimum 98% for Systemet i tidsrommet 0700 til 1800 på virkedager.

COWI AS er ikke ansvarlig dersom minimum tilgjengelighet ikke oppnås på grunn av forhold som COWI AS ikke rår over (Force Majoure, se kap. 14).

5 SIKKERHET, KVALITETSSTYRING, KATASTROFEPLANER OG KONSESJONER

5.1.Sikkerhet

COWI AS søker å opprettholde et høyt sikkerhetsnivå rundt Systemet. P.t. er dette ivaretatt gjennom bl. a. følgende tiltak:

  1. Brukernavn / passord

    Systemet krever at alle brukere må ha et genuint brukernavn og passord, som skal være vanskelig å hacke for uvedkommende. Passord skal inneholde en kombinasjon av bokstaver og tall, og det skilles mellom store og små bokstaver.
    Kunden får ikke adgang til annen informasjon på Systemet enn de områder inngått avtale gjelder for – styrt av Kundens brukernavn/passord.
    Ethvert passord er å anse som personlig. Alle rutiner/oppgaver som kvitteres ut på Systemet, anses som utført av den person som er logget inn på angitt brukernavn/passord.
    Eier av brukernavn/passord står ansvarlig for at ikke uvedkommende får tilgang til dette. Ved mistanke om at andre urettmessig har fått tilgang til dette, plikter Kunden snarest mulig å endre brukernavn/passord på seg slik at tidligere brukernavn/passord blir slettet.

  2. Ulike tilgangsnivåer

    Det finnes flere tilgangsnivåer, hvor det opprettes én administrator hos Kunden med utvidede rettigheter på Systemet. Øvrige brukere hos Kunden opprettes av Kunden selv, og kan ha innskrenkede rettigheter, slik at man får best mulig kontroll på hva de ulike brukere foretar seg på Systemet. Tilgangsnivå styres av brukernavn/passord.

  3. c)Back up

    COWI AS tar daglig back up av all innlagt dokumentasjon på Systemet.

5.2.Kvalitetsstyring

COWI AS garanterer at Systemet til enhver tid blir kvalitetssikret faglig av godt kvalifisert personell innenfor de ulike fagområder systemet til enhver tid dekker.

Dersom COWI AS blir kjent med at det har oppstått vesentlige feil på Systemet eller at informasjon er feilaktig, så skal Kunden varsles så raskt som mulig.

5.3.Katastrofeplaner

Ved evt uforutsette hendelser som innebærer at Produktet svikter (se eget punkt i denne avtalen om Force Majoure, kap 14) så skal COWI AS umiddelbart sette inn mulige tiltak for å utbedre svikten. Katastrofeplanene vurderes fortløpende basert på antatt risiko (jf kap. 10).

5.4.Konsesjoner

I tilfeller hvor bruk av Systemet er avhengig av konsesjon, vil COWI AS påta seg å administrere slik søknad på vegne av Kunden. Dersom konsesjon er nødvendig kun p.g.a. forhold hos Kunden, så skal Kunden administrere slik søknad selv – hvis ikke annet avtales særskilt.

6 BRUK AV SYSTEMET

Kunden skal behandle alle brukernavn/passord hos Kunden konfidensielt og ikke gjøre det kjent for andre enn de hos Kunden som skal ha eierskap til hvert enkelt brukernavn/passord. COWI AS kan begrense hvor mange brukere Kunden får ha.

Kunden er ansvarlig for all bruk av Systemet ved bruk av Kundens passord. Kunden er også ansvarlig, dersom brukernavn / passord til tross for det som er angitt i punktet over, blir gjort tilgjengelig for andre enn de som skal bruke Systemet hos Kunden.

Dersom det skjer endringer på Kundens side som gjør at forutsetningene for tilgang til Systemet faller bort, skal bruken av Systemet omgående opphøre. Kunden skal i tillegg omgående informere COWI AS. Kunden står økonomisk ansvarlig for den avtaleperiode som Kunden på det aktuelle tidspunkt er bundet til, jf. kap. 17 Oppsigelse og heving.

Etter at den bundne avtaleperioden er over, vil Kundens data på Systemet bli slettet så fremt ikke en ny part – som COWI AS godkjenner - trer inn i avtalen og viderefører denne.

Ved misbruk av Systemet, evt dersom andre vilkår i avtalen ikke overholdes, har COWI AS rett til omgående å stoppe Kunden sin bruk av Systemet. Kunden står økonomisk ansvarlig for den avtaleperioden som Kunden på det aktuelle tidspunkt er bundet til, jf. kap 17 Oppsigelse og heving. En økonomisk kompensasjon p.g.a. misbruk/avtalebrudd vil bli vurdert – avhengig av omfang og varighet.

7 OPPLÆRING / KURS / BRUKERSTØTTE

7.1.Opplæring / kurs

COWI AS skal sørge for at Kunden får tilgang til nødvendig opplæring i bruk av de tjenester avtalen omfatter. COWI AS skal tilby Kunden kurs i bruk av Systemet dersom Kunden ønsker dette. Dette faktureres etter gjeldende prisliste.

7.2.Brukerstøtte

COWI AS vil ved telefonhenvendelse / mail fra Kunden kunne gi kortfattet veiledning vedrørende alle aspekter ved bruk av Systemet. Veiledning i inntil 1/2 time innenfor det første avtaleåret (per årlig lisens) er kostnadsfri for Kunden. Veiledning utover dette godtgjøres i samsvar med COWI AS sine vanlige satser.

Nevnte støttefunksjon vil normalt være tilgjengelig på virkedager mellom kl 0800 og 1600. Dersom ingen fra COWI AS er tilgjengelig når Kunden tar kontakt, så skal COWI AS snarest mulig kontakte Kunden for å avtale et egnet tidspunkt.

8 VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER

8.1.Generelle betingelser

For etablering av bygg på Systemet og årlig lisensavgift betaler Kunden i samsvar med gjeldende satser i prisliste. Fakturaer forfaller til betaling per 30 dager. Ved forsinket betaling betales renter i samsvar med Lov om renter ved forsinket betaling av 19.des. 1976 nr. 100 § 3.

8.2.Betingelser årlig lisensavgift

Fakturering av årlig lisensavgift for bruk av Systemet skjer første gang innen én måned etter at Kunden har krysset av på at betingelsene i denne avtalen er akseptert, eller så snart nye bygg og/eller moduler er bestilt av Kunden og lagt til på Systemet. Årlig lisensavgift betales per bygg etter gjeldende satser i prisliste.

Ved fakturering av årlig lisensavgift f.o.m. 2.avtaleår så faktureres dette én måned før inneværende avtaleperiode forfaller.

8.3.Betingelser kurs og andre ytelser

Kurs faktureres forskuddsvis, mens andre ytelser faktureres fortløpende såfremt det ikke er avtalt noe annet.

8.4.Prisreguleringer

Satsene for årlig lisensavgift kan reguleres med tre måneders varsel. Reguleringen skal som hovedregel følge endringen i konsumprisindeksen siden siste regulering. Det kan også tas hensyn til endringer i andre forhold som ikke gjenspeiles fullt ut i konsumprisindeksen.

Satsene for etablering av nye bygg kan reguleres fortløpende, uavhengig av endringer i konsumprisindeksen. Slike endringer skal skje med tre måneders varsel.

Ovennevnte bestemmelser vedr. tre måneders varsel gjelder ikke for nye kunder. Eksisterende kunder som har forfall på årlig lisensavgift mer enn tre måneder frem, blir ikke tilleggs fakturert for resterende lisensperiode frem til neste forfall, tross prisoppgang.

9 ENDRINGER

Dersom det gjøres større endringer på Systemet og dette anses å være av betydning for Kunden, så skal COWI AS orientere Kunden ved melding senest en måned før endringen trer i kraft. Slike meldinger skal gis ved at COWI AS sørger for at meldingen, i en sammenhengende periode på minst 30 dager, fremkommer på Kundens skjerm i forbindelse med pålogging på Systemet.

Dersom endringen på Systemet anses som svært viktig og/eller omfattende, så skal Kunden også informeres per epost om endringen.

10 RISIKO

10.1.Risikokartlegging og tiltak

COWI AS skal fortløpende foreta en omfattende kartlegging og vurdering av alle forhold som antas å utgjøre en risiko vedr. driftsavbrudd og andre forhold som medfører at Produktet ikke lenger er tilgjengelig for Kunden – og som kan påføre både Kunden og COWI AS stor skade.

Ut fra en slik fortløpende risikovurdering skal COWI AS utarbeide planer for tiltak som skal avverge driftsavbrudd og sørge for at evt uforutsette driftsavbrudd blir så kortvarige som mulig, og at Kunden holdes så skadesløs som mulig p.g.a. slike forhold.

Flere av de tiltak COWI AS har iverksatt er beskrevet under kap. 5 i denne avtalen. I tillegg skal COWI AS utarbeide kriseplaner som trer i kraft i en krisesituasjon.

10.2.Risiko for permanent avvikling av Systemet

Et scenario der COWI AS kommer i en situasjon hvor videre drift av Systemet skal/må stoppes, så skal Kunden gis tilstrekkelig tidsfrist til å kunne hente ut sin informasjon/dokumentasjon fra Systemet innen avtalen opphører og Systemet blir slettet.

11 RETTIGHETER TIL DATABASEN

Alle rettigheter til selve Systemet tilligger COWI AS. Kunden skal ikke ta kopi av Systemet og heller ikke distribuere denne videre som sådan.

Kunden er eier av den informasjon/dokumentasjon som Kunden har fått lagt inn på Systemet.

Kunden kan ikke benytte informasjonen til videresalg uten at dette avtales særskilt med COWI AS på forhånd. Dersom ikke slik avtale foreligger, vil et slikt forhold bli ansett som misbruk/avtalebrudd, ref. bestemmelser kap. 17 Oppgigelse og heving.

12 TILGANG FOR RELEVANTE MYNDIGHETER

COWI AS forbeholder seg retten til å kunne gi relevante myndigheter (tilsynsmyndigheter, alarmsentraler m.fl.)adgang til Systemet og Kundens data for bruk i relevante sammenhenger. Slik tilgang til Kundens data vil kunne gis uten ytterligere tillatelse fra Kunden, og uten særskilt varsel om dette. COWI AS forbeholder seg også retten til innsyn i Kundens data i forbindelse med brukerstøtte, utvikling og oppgradering av systemet.

13 KONFIDENSIELL INFORMASJON

Partene skal ha taushetsplikt om alle forhold av konfidensiell art. Kunden skal rette seg etter de bestemmelser om taushetsplikt som COWI AS til enhver tid fastsetter vedrørende informasjonen på Systemet. Taushetsplikten gjelder også partenes ansatte og andre som måtte handle på partenes vegne i forbindelse med gjennomføringen av denne avtalen.

Partene pllikter å ta de forholdsregler som er nødvendige for å sikre at materiale, opplysninger og informasjon ikke blir gjort kjent for andre i strid med denne avtalen. Det gjelder også etter at avtaleperioden er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forholdet som nevnt ovenfor.

Dersom Kunden ønsker å utstede en pressemelding, offentlig kunngjøring, annonse, eller andre former for publisitet angående denne avtalen, så skal det først innhentes en skriftlig godkjenning fra COWI AS.

14 FORCE MAJEURE

Dersom avtalens gjennomføring helt eller delvis hindres, eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor partenes kontroll, suspenderes partenes plikter i den utstrekning forholdet er relevant og for så lang tid forholdet varer. Slike forhold inkluderer, men er ikke begrenset til, streik, lockout og ethvert forhold som etter norsk rett vil bli bedømt som Force Majeure.

Hver part skal anstrenge seg for å gi den andre beskjed i rimelig tid om enhver forsinkelse.

15 FORSIKRING

COWI AS er ikke forsikret mot evt. økonomiske tap for Kunden som følge av av at dokumentasjon på Systemet går tapt p.g.a. uforutsette hendelser. Kunden har følgelig ikke krav på en økonomisk kompensasjon fra COWI AS sitt forsikringsselskap i slike tilfeller.

COWI AS anbefaler Kunden å evt tegne en egen risiko forsikring, dersom de ønsker å være sikret mot evt uforutsette hendelser som medfører økonomisk tap for Kunden. En slik forsikring kan evt tegnes i samarbeid med COWI AS. Dette avtales i tilfelle særskilt.

16 ANSVAR OG ERSTATNING

16.1.Ansvar

COWI AS er ansvarlig for at Kundens dokumentasjon på Systemet er tilgjengelig for Kunden i fullstendig og korrekt form – slik Kunden har lagret dette på Systemet.

COWI AS har ikke noe ansvar for om den informasjon/dokumentasjon som Kunden har fått lagt inn på Systemet er relevant eller faglig korrekt. COWI AS kan ikke tillegges noe ansvar for de faglige innspill COWI AS sine forhandlere og/eller samarbeidspartnere bidrar med. COWI AS hefter heller ikke for sine leverandører. Kunden må stille eventuelle krav mot COWI AS sine forhandlere, samarbeidspartnere og/eller leverandører direkte mot disse.

16.2.Erstatning

COWI AS er erstatningspliktig dersom garantert tilgjengelighet ikke oppfylles, jfr. Kap. 4.
Dersom garantert tilgjengelighet ikke oppfylles på årsbasis, skal årlig lisensavgift reduseres med det dobbelte av prosenttallet for utilgjengelighet vedkommende år. For øvrig er COWI AS bare erstatningspliktig dersom det kan påvises uaktsomhet hos COWI AS eller noen denne hefter for.
COWI AS er ikke ansvarlig for situasjoner som oppstår som følge av f.eks:

17 OPPSIGELSE OG HEVING

17.1.Oppsigelse

Avtaleperioden for hvert bygg løper med 12 måneder av gangen, og hver avtaleperiode faktureres i sin helhet i januar hvert år.
Oppsigelsestiden er 3 mnd.
   -Avtalen må dermed sies opp skriftlig innen utgangen av september dersom en ikke ønsker å videreføre avtalen for påfølgende år.

17.2.Heving

COWI AS kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger alvorlige brudd på avtalens bestemmelser, eller Kundens virksomhet endrer karakter på en måte som har betydning for hvilken informasjon virksomheten skal kunne ha tilgang til.

COWI AS kan heve avtalen med øyeblikkelig virkning dersom:

17.3.Generelt for oppsigelse og heving

Oppsigelsen og hevingen etter bestemmelsene foran kan begrenses til å gjelde et eller flere av de områder på Systemet som avtalen gjelder for.

Ved oppsigelse eller heving er Kunden selv ansvarlig for å hente ut sin dokumentasjon fra Systemet innen avtalen opphører og deler av eller hele Systemet til Kunden slettes som følge av oppsigelsen/hevingen.

18 OVERDRAGELSE

Dersom Kunden overdrar til en annen juridisk part det objektet som dokumentasjonen i Systemet gjelder, så står Kunden ansvarlig for de økonomiske forpliktelser som følger av denne avtale inntil oppsigelse av avtalen er formelt mottatt av COWI AS. Ny eier av objektet kan gå inn i avtalen og videreføre denne, forutsatt at COWI AS godtar dette. Dette skal i så fall meldes skriftlig til COWI AS og vil medføre en service avgift etter gjeldende satser. Se også punkt 6 og 17 i denne avtale.

Ingen av partene kan overdra sine forpliktelser eller rettigheter etter denne avtalen til andre uten den annen parts skriftlige samtykke. Dette gjelder likevel ikke fusjoner, fisjoner, o.l., og ved overdragelse til selskaper innen samme konsern.